一. 系统简介

　　外贸管理信息系统是依据外贸行业特点，对外贸企业进行整体的管理，它以外贸企业二大最主要的日常工作，即外贸资金核算工作以及外贸业务单据管理，为切入点，对外贸企业的整体经营进行管理，使企业工作人员从繁重的日常手工工作方式中解放出来；使公司的高层管理人员能及时、准确地了解公司业务执行各个环节的有关资料，以便对其进行有效的管理和监控，以提高公司的管理水平和经营能力。

　　外贸管理信息系统包括二大系统：外贸资金核算系统、外贸业务及单据管理系统。

　　外贸资金核算系统是以外贸资金核算为主线，全面考虑外贸行业资金工作的特殊性，对外贸业务各核算环节的资金处理进行有效管理，做到规范资金核算，准确统计及分析资金数据，综合管理外贸企业往来的核销及库存销售成本管理，达到以资金核算为核心的企业管理的要求。

　　外贸业务及单据管理系统则是以外贸业务单据管理为主线，通过对业务流转过程中的合同、发票、入出库单、信用证及各种单证的跟踪、管理，实时控制业务过程的各个环节，为资金核算提供有效的原始单据，审核业务流程中各单据的合法性及一致性，使得在业务的操作前后中各个时点都能做到'及时了解、及时分析、及时控制'的企业管理要求。

　　以上二大系统都可作为一个独立的管理系统存在，各外贸企业可根据本企业的实际需求，选取任一系统为企业所使用，另外，外贸企业也可同时使用这二大系统，系统将提供这二大系统间的无缝连接，使之为外贸企业的经营管理提供周到、规范的方案及全方位的服务。

外贸管理信息系统的特点：
1. 为外贸企业度身定做。
2. 业务流程规范，解决方案周到。
3. 客户/服务器方案，后台采用大型数据库，以保证数据的安全性和完整性。
4. 资金与业务衔接严密，整体性强。
5. 精心安排的售后服务，专业化的服务人才。

主要的功能模块：
1. 进出口合同及形票管理
2. 进出口业务执行流程管理
3. 出口单证制作
4. 业务信息查询
5. 数据维护

二．业务系统流程

　　业务系统以合同及发票作为管理的主线，其中合同的成立是以后各流程环节中的重点，对各业务单据的生成起总控的作用。

　　整个业务流程包括：（形票）--- 合同的订立 --- 合同的执行。以下分别从合同的管理和业务的流程分别说明如下：

2.1 合同的管理及相关单证

　　形票的生成由用户确定，每一笔合同订立前都可生成形票，其既可作为企业内部预算管理的依据，也可交需要的客户进行合同订立前的准备工作。如形票成立，则其关键条款将直接为合同所用，修改及删除形票方式按合同方式管理。 合同管理分各种类型（出口合同、进口合同、补偿贸易合同、内销合同及代理进出口合同等），合同的订立是外贸业务成立的关键和起点，订立前可多次修改，一旦审核成立将必须由审核人同意后才能修改，其关键条款将制约以后合同执行时的单据信息。

　　合同执行分出口、进口及内销、加工，出口合同的执行以收到信用证或开列收汇计划书为起点，进口合同执行则以开出信用证申请书或开列付汇计划书为起点，内销合同执行则以开出内销发票为起点，加工合同执行则以开出发料单为起点。

2.1.1 出口合同执行进程如下：
1. 输入信用证条款：输入收汇计划书
2. 输入托运单：输入托运委托书
3. 输入提单信息
4. 开具出仓单：代理开具发运商品明细清单
5. 开具核销单、报关单、装箱单等合同规定的单证
6. 开具外销发票
7. 办理报关手续及保险手续：加工成品调整海关手册
8. 输入运、保、佣付款计划书
9. 向银行交单，开具汇票及银行联系单
10. 等待收汇
11. 收集收汇信息

2.1.2 进口合同执行进程如下：
1. 输入开证申请书：输入付汇计划书
2. 输入信用证条款
3. 等待单证到来
4. 输入单证关键信息
5. 输入运、保、佣付款计划书
6. 等待货物到达
7. 办理货物报关手续
8. 输入海关信息：加工原料输入海关手册
9. 开具入库单：代理移交单证并办理结算

2.1.3 内销合同执行进程如下：
1. 开出内销发票
2. 开具货物出仓单
3. 埠外则输入运输委托书
4. 等待收款

2.1.4 加工合同执行进程如下：
1. 开具发料单
2. 等待成品入库
3. 开具成品入库单

2.1.5 货物流程单独成立如下：
1. 开具入库单
2. 开具出库单：开具发料单

2.2 业务流转程序
3.2.1 业务流程概述：
1. 业务人员进行合同订立前的询价、谈判工作
2. 预作合同或形票，报部门经理和总经理批准。
3. 修改预作合同或形票，生成正式合同或形票，由部门经理和总经理审核通过。
4. 如先生成形票，则待客户收到并作出回音时，生成正式合同，由部门经理和总经理审核通过。
5. 等待合同执行，出口等待收到信用证或办理托收手续以生成收汇计划书；进口以开出信用证申请书或生成付汇计划书。

以下分别就不同业务说明程序：
3.2.2 进口业务流程概述：
1. 开出进口信用证申请书后，将申请书交给资金人员，由资金人员做帐并提交银行办理相应手续，（付汇计划书不用交资金人员），如为代理进口，系统将要求输入代理合同号，将调入合同客户等代理信息。
2. 收到银行开出信用证，业务人员输入有关条款确认信用证。
3. 业务人员收到有关单证，输入其关键条款，并与信用证核对，生成付款确认书，交由资金人员做帐，如为代理，则通知客户。
4. 如需要支付运、保、佣则制作运、保、佣付款计划书，并交由资金人员做帐。
5. 货到后，输入报关单，交给海关办理报关。
6. 海关报关完成后，输入海关信息，如为进口加工原料，则输入海关手册，以便成品出关时进行核销，生成海关信息清单，计入关税、代扣增值税、消费税及海关费用，交由资金人员做帐。如为代理进口，通知客户货到，并将代理合同计入代理客户。
7. 接货入库，业务人员输入进口商品入库单及国内费用报销单，交由资金人员做帐，如为代理进口，则不用入库，生成代理结算单，并通知客户结算并移交单据。
8. 对于货物与合同不符而需要索赔时，依据索赔条款进行重新处理。

3.2.3 国内采购业务流程概述：
1. 到货后，合同办理入库手续，输入入库单，打印后交给资金人员。
2. 业务人员收到采购发票，输入采购发票，生成进项发票联系单，交给资金人员。
3. 资金人员收到采购发票，则查找入库单和进项发票联系单，如同时存在，则作'入库'核算，如无入库单且不付款，则不做帐，如无入库单且要付款，则作'应付'核算。
4. 资金人员收到入库单，则查找入库单和进项发票联系单，如同时存在，则作'入库'核算，如无进项发票联系单，则不做帐。
5. 如发生退货情况，则输入生成红字进仓单，交由资金人员作帐。
6. 对于作价原料收购成品，则输入入库单号时，需输入原作价出库单号。

3.2.4 出口业务流程概述：
1. 积极寻求货源，办理商品采购或从库存中提取。
2. 收到信用证输入信用证条款或输入收汇计划书。
3. 办理出仓手续，输入出仓单，其中所有商品都应有入库单。出仓单必须对应合同据核算方法1：则将出仓单交给资金人员，并由资金人员作'待运'核算；据核算方法2：则业务不用移交单据。
4. 如为代理出口合同，依据合同可不输入出库单，只输入发运商品明细清单，商品信息来自于合同，单据不用移交资金。
5. 输入托运单，或托运委托书，向承运公司办理运输手续。
6. 输入提单信息，信息都来自于托运单，但补充输入提单号码，运输工具名称，装运实际日期等，并通知客户运输信息。
7. 业务人员开具外销发票，输入核销单，并输入及生成出口信用证所需的全部单证。
8. 依据合同规定办理保险，并输入及生成保险单。
9. 业务人员输入运、保、佣付款计划书
10. 向银行交单，生成汇票及银行联系单。
11. 依据核算方式1：将外销发票及运、保、佣付款计划书交给资金人员，使其作'销售'核算，并计提运、保、佣。依据核算方式2：将出库单及外销发票及运、保、佣付款计划书交给资金人员，使其作'销售'核算，并计提运、保、佣。
12. 如为代理出口，则输入代理出口结算单，将结算单交由资金人员作'代理销售'核算。
13. 业务人员定期进行收汇信息转入，可将资金收汇情况调入业务外销发票。
14. 如发生退货，如未出运，则输入红字出仓单，将货物入库，当为第一种核算方式时，交由资金人员'转库存'核算；为第二种核算方式时，不用移交单据。
15. 如发生退货，已出运，则依据理赔条款，重新处理。

3.2.5 内销业务流程概述：
1. 开出出库单，并输入内销销售发票，交给资金人员，作销售处理。
2. 对于作价销售，开出作价出库单，交给资金人员，作作价销售处理。
3. 对于退货，则输入红字出库单和红字销售发票，交给资金人员，作退货处理。

3.2.6 加工业务流程概述：
1. 开出发料单，交给资金人员，作'发料'核算。
2. 开具成品入库单，输入原发料单，计入加工费，交给资金人员。
3. 业务人员收到加工费发票，输入加工费发票，生成进项发票联系单，交给资金人员。
4. 资金人员收到入库单，则查找入库单和进项发票联系单，如同时存在，则作'入库'核算，如无进项发票联系单，则不做帐。
5. 资金人员收到进项发票联系单，则查找入库单和进项发票联系单，如同时存在，则作'入库'核算，如无入库单并需付款，则作'应付'核算，如无入库单且不付款，则不做帐。
6. 对于多次加工而前几次的加工费发票未到者，资金人员一律压单不做，以后可按所压单据的顺序重复以上过程，循环操作。

四．系统模块功能说明
4.1 进出口合同及形票管理
输入形票；任何生成的形票修改后都将有副本；审核形票：依据人员权限审核，各级别审核后必须取消审核后才能修改及删除。合同一旦生成，将不得修改及删除形票，除非删除有关合同。 输入合同；任何生成的形票修改后都将有副本；审核合同：依据人员权限审核，各级别审核后必须取消审核后才能修改及删除。合同一旦执行，将不得修改及删除合同，除非终止合同，重新订立新合同。形票及合同的最终审核权必须在总经理级别的人员上

4.2 进出口业务执行流程管理
4.2.1 出口业务执行流程管理
1) 出口信用证输入（收款计划书）：关键条款和合同进行核对
2) 托运单输入，提单信息补充输入
3) 发票输入：关键条款从合同转入
4) 运费、保费、佣金支付计划书输入
5) 交单管理书
4.2.2 进口业务执行流程管理
1) 进口信用证申请单输入（付汇计划书）：关键条款和合同进行核对
2) 从申请单生成正式信用证
3) 输入收到单证主要信息：与合同进行核对
4) 运费、保费、佣金支付计划书输入
4.2.3 货物进出业务执行流程管理
1) 货物进仓单输入：分一般采购和作价采购
2) 出仓单输入（明细商品清单）：必须对应合同，分一般销售和作价销售
3) 发料单输入：必须对应加工合同
4) 退货单输入：（红字进仓单）（红字出仓单）
4.2.4 内销业务执行流程管理
1) 内销发票输入：关键条款和合同进行核对
2) 销售退货输入：（红字发票）
3) 采购发票输入：对应具体入库单

4.3 出口出口单证制作
1) 报关单及核销单输入
2) 各种已定义单证据合同要求生成并打印
3) 海关手册调整及生成
4) 汇票输入；银行联系单输入
5) 代理进口结算单输入
6) 代理出口结算单输入
7) 费用报销单输入
8) 单据审核：与合同不符之处将列示，以便查对

4.4 业务信息查询
1) 依据权限可查询权限范围内的单据信息及统计数据。
2) 可监控合同进程。
3) 查询每一笔的合同盈亏及每一单发票的盈亏。
4) 查询已认定到每笔、每票或某位业务员的费用情况
5) 生成业务台帐。
6) 生成代理结算单。
7) 生成根据各种条件汇总的统计报表。
4.5 数据维护
1) 严格权限控制：明确审核责任，取消审核的权限在本人，对于总经理或业务经理可随时授权给其他人他本人所拥有的权限，以便在本人不在时行使责任，但单据上将有本人和授权人的名字同时存在，以便明确责任。
2) 公司人员分外销人员；制单人员；部门经理；总经理；系统管理员五级权限。
3) 外销员可制作合同和控制业务流程；制单人员可制作单证；部门经理享有以上人员的权限及对本部门的单据合同的审核权；总经理可对全公司的业务享有最终审核权；系统管理员主要负责维护权。
4) 客户维护；供应商维护：中文公司全名，英文公司全名，联系地址，联系电话，国别地区，传真号码，EMAIL号码。
5) 单据类型维护：单据名称，单据级别（由那一级人员审核方能生效）
6) 币别维护：中文币别名称，英文币别名称，兑换美元汇率，兑换本币汇率
7) 计量单位维护：计量单位中文名称，英文名称
8) 计量单位换算维护：计量单位代码1，计量单位代码2，换算运算符，换算比率
9) 保险条款维护；外贸常用术语维护；贸易方式维护；价格条款维护；结汇方式维护：各种类型名称
10) 港口维护：港口中文名称，港口英文名称，港口费用参照，国别地区。
11) 国别地区维护：国别地区名称，所属组织
12) 包装方式维护：包装形式名称（如IN CARTON，定牌等）
13) 运输方式维护：海、陆、空运等。
14) 运输及保险公司名称维护；开证银行名称维护；仓库名称维护；单证客户名称维护
15) 海关HS代码维护：代码1，代码2
16) 部颁代码维护：代码1，代码2
17) 商品类别维护：类别代码，中文商品类别名称，英文商品类别名称，HS编号，对应规格代码。
18) 商品明细规格维护：规格代码，所属明细规格代码，明细规格名称，长，宽，高，体积，毛重，净重，尺码单位，重量单位，包装单位，包装数量。